Cosa succede se non si utilizza la distribuzione della posta?

I documenti riservati sono invii indirizzati personalmente a una determinata persona o contrassegnati dalla dicitura “riservato”. Rientrano in questa categoria, ad esempio, i documenti con le seguenti diciture:

• All’attenzione di un dipendente

• Riservato

• All’attenzione di

PEAX riconosce automaticamente tali documenti durante l’elaborazione. Il contenuto del documento viene letto, ma non viene visualizzato né elaborato automaticamente, al fine di garantire la protezione dei dati e la riservatezza della spedizione.

Distribuzione tramite il servizio di smistamento della posta

Le aziende che utilizzano la funzione di smistamento della posta distribuiscono i documenti riservati come segue:

1. Il documento viene riconosciuto come riservato al momento del ricevimento.

2. Una persona autorizzata apre il sistema di distribuzione della posta.

3. Il documento viene assegnato al collaboratore corretto in base al destinatario.

4. Solo dopo la distribuzione il documento compare nella casella personale del collaboratore corrispondente.

In questo modo si garantisce che i documenti riservati raggiungano esclusivamente il destinatario previsto.

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Cosa succede se non si utilizza la distribuzione della posta?

Non tutte le aziende utilizzano la funzione di distribuzione della posta. Se viene rilevato un documento riservato e non è disponibile alcuna distribuzione della posta, all’apertura del documento compare un avviso corrispondente.

Prima di visualizzare il contenuto del documento, è necessario confermare espressamente che si desidera aprirlo.

Questa richiesta di conferma aggiuntiva serve a confermare consapevolmente l’accesso ai documenti riservati. Ogni accesso a un documento riservato viene automaticamente registrato.