Comment les documents confidentiels sont-ils traités ?

Les documents confidentiels sont des envois adressés personnellement à une personne déterminée ou portant la mention « confidentiel ». Il s'agit par exemple de documents comportant les mentions d'adresse suivantes :

• À l'attention personnelle d'une collaboratrice ou d'un collaborateur

• Confidentiel

• À l'attention personnelle

PEAX identifie automatiquement ces documents lors de leur traitement. Le contenu du document est certes lu, mais il n’est ni affiché ni traité automatiquement, afin de garantir la protection des données et la confidentialité de l’envoi.

Distribution via le service de distribution du courrier

Les entreprises qui utilisent la fonction de distribution du courrier distribuent les documents confidentiels comme suit :

1. Le document est identifié comme confidentiel dès sa réception.

2. Une personne autorisée ouvre le système de distribution du courrier.

3. Le document est attribué au bon collaborateur en fonction du destinataire.

4. Ce n’est qu’après la distribution que le document apparaît dans la boîte aux lettres personnelle du collaborateur concerné.

Cela garantit que les documents confidentiels parviennent exclusivement au destinataire prévu.

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Que se passe-t-il si la fonction de distribution du courrier n'est pas utilisée ?

Toutes les entreprises n'utilisent pas la fonction de distribution du courrier. Si un document confidentiel est détecté et qu'aucune distribution du courrier n'est disponible, un message d'avertissement s'affiche à l'ouverture du document.

Avant d’afficher le contenu du document, il faut confirmer expressément que celui-ci doit être ouvert.

Cette demande de confirmation supplémentaire sert à valider délibérément l’accès aux documents confidentiels. Chaque accès à un document confidentiel est automatiquement consigné.