Wie werden vertrauliche Dokumente verarbeitet?

Vertrauliche Dokumente sind Sendungen, die persönlich an eine bestimmte Person adressiert sind oder einen vertraulichen Vermerk tragen. Dazu gehören beispielsweise Dokumente mit folgenden Adressierungen:

• Persönlich an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter
• Vertraulich
• Persönlich

PEAX erkennt solche Dokumente während der Verarbeitung automatisch. Der Dokumentinhalt wird dabei zwar ausgelesen, jedoch nicht automatisch angezeigt oder verarbeitet, um den Datenschutz und die Vertraulichkeit der Sendung sicherzustellen.

Verteilung über die Postverteilung

Unternehmen, welche die Funktion Postverteilung nutzen, verteilen vertrauliche Dokumente wie folgt:

1. Das Dokument wird im Eingang als vertraulich erkannt.
2. Eine berechtigte Person öffnet die Postverteilung.
3. Das Dokument wird anhand des Empfängers der richtigen Mitarbeiter zugewiesen.
4. Erst nach der Verteilung erscheint das Dokument im persönlichen Briefkasten des entsprechenden Mitarbeitenden.

Dadurch wird sichergestellt, dass vertrauliche Dokumente ausschliesslich den vorgesehenen Empfänger erreichen.

Was passiert, wenn keine Postverteilung verwendet wird?

Nicht alle Unternehmen nutzen die Funktion Postverteilung. Wird ein vertrauliches Dokument erkannt und steht keine Postverteilung zur Verfügung, erscheint beim Öffnen des Dokuments ein entsprechender Hinweis.

Vor dem Anzeigen des Dokumentinhalts muss ausdrücklich bestätigt werden, dass das Dokument geöffnet werden soll.

Diese zusätzliche Sicherheitsabfrage dient dazu, den Zugriff auf vertrauliche Dokumente bewusst zu bestätigen. Jeder Zugriff auf ein vertrauliches Dokument wird automatisch protokolliert.