Weshalb gibt es für die Postverteilung einen eigenen Bereich? Wer hat Zugriff?
Der Bereich „Postverteilung“ ist nur für Personen sichtbar, die das Recht „Post verteilen“ besitzen (ab Abo Plus). Standardmäßig ist dafür die Berechtigungsgruppe „Postverteilung“ vorgesehen, die bereits die erforderlichen Rechte enthält. Auch Administratoren haben standardmäßig Zugriff auf diesen Bereich und können Post verteilen.
Es ist zusätzlich möglich, eine neue Berechtigungsgruppe zu erstellen und dieser das Recht „Post verteilen“ zuzuweisen. Alle Mitglieder dieser Gruppe sehen dann ebenfalls den Bereich Postverteilung.
Der Bereich ist vorgelagert, weil die Post hier zunächst eintreffen, aber noch verteilt werden muss. Erst nach erfolgreicher Verteilung gelangen die Dokumente in die Bereiche Briefkasten oder Rechnungen (falls es sich um Rechnungen oder Mahnungen handelt). Nur die Personen oder Gruppen, denen das Dokument zugewiesen wurde, haben anschließend Zugriff darauf.
Die Post kann sowohl an Gruppen (Verteilgruppen) als auch an Einzelpersonen verteilt werden. Wir empfehlen, immer Gruppen zu verwenden, da so sichergestellt wird:
- Dokumente von mehreren Personen gefunden und bearbeitet werden können
- Dokumente auch nach Austritt einzelner Mitarbeitender weiterhin auffindbar bleiben