Was bringt die Postverteilung?
Die Postverteilung ist besonders sinnvoll für Unternehmen, bei denen nicht alle Mitarbeitenden Zugriff auf alle Dokumente haben sollen. Sie sorgt dafür, dass die Post gezielt an die richtigen Personen oder Gruppen weitergeleitet wird, auch wenn grundsätzlich alle physischen Sendungen an den Account umgeleitet werden.
Mit der Postverteilung kannst du die Firmenpost digital an verschiedene Verteilgruppen oder einzelne Personen weiterleiten. Die Funktion ist nur in Business Accounts mit entsprechendem Abo verfügbar.
Vorteile der Postverteilung:
- Dokumente werden nur an diejenigen Personen verteilt, die sie bearbeiten sollen.
- Ohne Postverteilung haben alle Personen mit Zugriff auf den Account auch Zugriff auf alle Dokumente.
- Mit der Postverteilung können Berechtigungsgruppen eingerichtet werden, sodass der Zugriff gezielt gesteuert wird.
Funktionsweise:
- Wenn ein Dokument direkt auf der PEAX Plattform hochgeladen wird, wird es automatisch der Person zugewiesen, die das Dokument hochgeladen hat.
- Im Reiter „Verteilen“ kannst du die Dokumente den entsprechenden Gruppen oder Personen zuweisen.
- Im Reiter „Zuweisen“ werden die Dokumente endgültig den Gruppen oder Personen zugewiesen und landen in deren digitalen Briefkästen.
- Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Dokumente zurückzuweisen, falls diese fälschlicherweise verteilt wurden.