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Nella prima fase, i documenti vengono assegnati temporaneamente a gruppi di distribuzione e/o persone. Con “Conferma”, i documenti vengono assegnati in modo permanente e spostati nella scheda “Distribuzione”.
È possibile distribuire la posta in tre modi diversi. Il modo più semplice è aprire il documento e passare alla scheda “Distribuzione posta” a sinistra dell'anteprima del documento. È possibile selezionare le persone o i gruppi di distribuzione interessati utilizzando il segno più. È possibile passare al documento successivo facendo clic sulla mezzaluna che appare sul lato destro dello schermo ed effettuare la distribuzione della posta anche lì.
È inoltre possibile assegnare i documenti della panoramica alle persone/gruppi di distribuzione corrispondenti selezionandoli o utilizzando il drag & drop. Se un documento è assegnato a una persona o a un gruppo, riceve lo stato “In assegnazione”.
È possibile controllare l'assegnazione e apportare modifiche nella scheda “Distribuisci”. Con “Distribuisci”, i documenti vengono distribuiti definitivamente alle persone e/o ai gruppi di distribuzione assegnati.
Questa distribuzione in più fasi aiuta a distribuire la posta in più passaggi, il che può essere particolarmente utile con volumi di posta elevati. Alla fine, la distribuzione può essere controllata e la posta può essere distribuita definitivamente.
Importante: si consiglia di assegnare sempre i documenti a interi gruppi di distribuzione e non solo a singole persone. Nel caso in cui singole persone lascino l'organizzazione, questo assicura che tutti i documenti siano ancora disponibili.