Come faccio a distribuire i documenti?

1. Assegnazione temporanea:
In primo luogo, i documenti vengono assegnati in via provvisoria a gruppi di distribuzione o a singole persone.

2. Controllo:
nella scheda “Distribuisci” è possibile verificare le assegnazioni, apportare modifiche o assegnare i documenti a un altro gruppo/collaboratore.

3. Distribuzione definitiva:
con “Distribuisci” i documenti vengono inviati definitivamente alle persone o ai gruppi assegnati.


Ecco come puoi effettuare la distribuzione:

Direttamente nel documento: apri un documento e passa alla scheda “Distribuzione post” a sinistra dell'anteprima. Tramite il simbolo più puoi selezionare persone o gruppi. Con il simbolo a forma di mezzaluna a destra dello schermo puoi passare al documento successivo ed effettuare anche lì la distribuzione.

Nella panoramica: puoi anche assegnare i documenti direttamente nella panoramica selezionando o trascinando le persone o i gruppi corrispondenti. I documenti già assegnati ricevono lo stato “In assegnazione”.

Controllo e assegnazione definitiva: nella scheda “Distribuisci” puoi controllare tutte le assegnazioni temporanee. Solo cliccando su “Distribuisci” i documenti vengono definitivamente spostati alle persone o ai gruppi assegnati.

Questa distribuzione in più fasi è particolarmente utile in caso di volumi di posta elevati, poiché consente un'assegnazione controllata e riduce gli errori.

Importante: ti consigliamo di assegnare i documenti sempre a interi gruppi di distribuzione e non solo a singole persone. In questo modo si garantisce che i documenti rimangano disponibili anche se singoli dipendenti lasciano l'azienda.

In questo articolo troverai un video sulla distribuzione della posta.