Wie kann ich die Post verteilen?

1. Temporäre Zuweisung:
   Zunächst werden die Dokumente vorläufig an Verteilgruppen oder einzelne Personen zugewiesen.
2. Kontrolle:
   Im Reiter „Verteilen“ kannst du die Zuweisungen überprüfen, Änderungen vornehmen oder Dokumente einer anderen Gruppe/einem anderen Mitarbeiter zuweisen.
3. Endgültige Verteilung:
   Mit „Verteilen“ werden die Dokumente endgültig an die zugewiesenen Personen oder Gruppen gesendet.

So kannst du die Verteilung durchführen:

• Direkt im Dokument: Öffne ein Dokument und wechsle links neben der Vorschau in den Reiter „Postverteilung“. Über das Plus-Symbol kannst du Personen oder Gruppen auswählen. Mit dem Halbmond-Symbol rechts im Bildschirm gelangst du zum nächsten Dokument und kannst die Verteilung dort ebenfalls vornehmen.
• In der Übersicht: Du kannst Dokumente auch direkt in der Übersicht per Anwählen oder Drag & Drop den entsprechenden Personen oder Gruppen zuweisen. Bereits zugewiesene Dokumente erhalten den Status „In Zuweisung“.
• Kontrolle und finale Zuweisung: Im Reiter „Verteilen“ prüfst du alle temporären Zuweisungen. Erst mit dem Klick auf „Verteilen“ werden die Dokumente endgültig an die zugewiesenen Personen oder Gruppen verschoben.
  
  

Diese mehrstufige Verteilung ist besonders bei größeren Postvolumen hilfreich, da sie eine kontrollierte Zuweisung ermöglicht und Fehler reduziert.

Wichtig: Wir empfehlen, Dokumente immer ganzen Verteilgruppen zuzuweisen und nicht nur einzelnen Personen. So bleibt sichergestellt, dass Dokumente weiterhin verfügbar sind, selbst wenn einzelne Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

In diesem Artikel findest du ein Video zur Postverteilung.