Comment distribuer des documents ?

1. Attribution temporaire :
Dans un premier temps, les documents sont attribués à titre provisoire à des groupes de distribution ou à des personnes individuelles.

2. Contrôle :
dans l'onglet « Distribuer », vous pouvez vérifier les attributions, apporter des modifications ou attribuer des documents à un autre groupe/collaborateur.

3. Distribution définitive :
en cliquant sur « Distribuer », les documents sont définitivement envoyés aux personnes ou groupes auxquels ils ont été attribués.


Voici comment procéder à la distribution :

Directement dans le document : ouvrez un document et cliquez sur l'onglet « Distribution du courrier » à gauche de l'aperçu. Le symbole « + » vous permet de sélectionner des personnes ou des groupes. Le symbole en forme de demi-lune à droite de l'écran vous permet d'accéder au document suivant et d'y effectuer également la distribution.

Dans l'aperçu : vous pouvez également attribuer des documents directement dans l'aperçu en sélectionnant ou en glissant-déposant les personnes ou groupes correspondants. Les documents déjà attribués reçoivent le statut « En attribution ».

Contrôle et attribution finale : dans l'onglet « Distribuer », vous pouvez vérifier toutes les attributions temporaires. Ce n'est qu'en cliquant sur « Distribuer » que les documents sont définitivement transférés aux personnes ou groupes auxquels ils ont été attribués.

Cette distribution en plusieurs étapes est particulièrement utile lorsque le volume de courrier est important, car elle permet une attribution contrôlée et réduit les erreurs.

Important : nous recommandons de toujours attribuer les documents à des groupes de distribution entiers et non à des personnes individuelles. Cela garantit que les documents restent disponibles même si certains employés quittent l'entreprise.

Vous trouverez dans cet article une vidéo sur la distribution du courrier.