È sufficiente ormai che i miei documenti siano disponibili solo in digitale?

Dal punto di vista giuridico per tutti i documenti vige la libera forma, fatta eccezione solo per specifici contratti (vedi in seguito). Quindi possono essere custoditi sia fisicamente che in formato digitale. Precisiamo però che, a seconda delle situazioni, può risultare opportuno custodire i documenti originali ovvero farseli spedire da PEAX in originale (ad es. verbali di assemblee generali o di assemblee di proprietari per piani). È tua responsabilità come utente PEAX* informarti nel dettaglio in merito a eventuali eccezioni e decidere quali documenti ti occorrono in originale. PEAX non fornisce informazioni giuridiche vincolanti e non si assume alcuna responsabilità per eventuali danni.

Ai contratti come anche ai documenti generali si applica il principio della libera forma. Ciò significa che ai fini del perfezionamento di un contratto in linea di principio occorre solo l’espressione concorde della volontà delle parti senza particolari formalità. Tutto il resto è «solo» una questione di produzione di prove in caso di controversie. I contratti necessitano di una forma particolare ai fini della loro validità solo se è prescritto per legge o è stato concordato contrattualmente. Tali prescrizioni di forma sono necessarie solo per la stipulazione, ma non per il mantenimento della validità del contratto.

Ciò significa che i contratti non perdono la validità con la scansione e la successiva distruzione dell’originale. Al momento della scansione i contratti infatti hanno già acquisito validità (a condizione che siano soddisfatte le relative prescrizioni di forma).

Desideriamo tuttavia precisare che, ai fini dell’eventuale produzione di prove, talvolta può essere opportuno continuare a custodire i contratti importanti in originale. In casi estremi potrebbe verificarsi che una controparte affermi che la firma sul contratto scansionato e successivamente stampato non è la tua.

È consigliabile scansionare, insieme al contratto, gli eventuali documenti di accompagnamento (ad es. lettera di accompagnamento, e-mail ecc. antecedenti e successive alla stipulazione del contratto). In caso di vertenza, la controparte non potrà quindi sostenere di non aver firmato personalmente il contratto e che la sua firma è stata falsificata.

Raccomandiamo di custodire in originale i contratti particolarmente importanti o quelli in cui la prestazione della controparte viene resa interamente o in parte in un momento successivo e potrebbe essere contestata. Esempio: contratto di mutuo (in qualità di mutuante), riconoscimento di prestazioni e altre promesse di prestazioni (in qualità di creditore), garanzie e fideiussioni, contratto di lavoro e accordo di risoluzione relativo al contratto di lavoro, attestati di lavoro, scuola e formazione e diplomi, atti pubblici (in questo caso il Notaio ne conserva comunque una copia), testamento olografo (in copia semplice non sarebbe valido, perciò deve essere custodito in originale!).